Vilket samlingssystem ska jag välja?
Foto: Matthew Kraus CC-BY-NC
Collections Trust har tagit fram ett stöd för dig som funderar över vilket samlingssystem (Collections Management System – CMS) du ska välja utifrån befintliga behov.
Stödet innehåller över 40 kriterier av slaget:
• Är systemet lokalt baserat eller webbaserat?
• Vilken hårdvara behövs?
• Vad kostar systemet att använda?
• Finns det teknisk support för systemet?
• Vilka organisationer finns som referenser?
• Vilka olika standarder och format stödjer systemet?
• …Med mera!
Det finns möjlighet att titta på ett system i taget eller jämföra flera system. De system som är kompatibla med standarden SPECTRUM är markerade med bokstäverna ”SC”. Man kan också se om systemet erbjuder stöd för alla processer i SPECTRUM eller endast en del av dem. (SPECTRUM-manualen översätts för övrigt just nu till svenska förhållanden genom ett samarbete inlett av Riksantikvarieämbetet och Digisam – läs mer om arbetet här.)
Stödet baseras på de uppdaterade resultaten från Collections Trusts CMS-enkät (2014-2015).
Moa Ranung
Kommentar (6)
Matilda Karlsson| 16 oktober, 2014
Det kommer in en del frågor till oss som jobbar med K-samsök om just utformning av samlingssystem – känner ni till några befintliga riktlinjer på en mer övergripande nivå om hur minnesinstitutionerna bör välja? Collections Trusts sammanställning är ju bra för att jämföra olika system (även om de system som är störst i Sverige saknas) men många institutioner har inte kommit till den punkten än utan funderar t ex över om de ska bygga något eget eller välja ett befintligt system. Saker de behöver ta hänsyn till är ju t ex att bedöma kostnadseffektivitet och långsiktig förvaltning av systemet, det är sällan tekniska frågor i första hand.
Johanna Berg| 16 oktober, 2014
Hej Matilda & tack för inspel. Det är ju stora frågor det här, och på vissa nivåer bör man tänka standardiserat men på andra är det väldigt kontextberoende. CT:s verktyg kan vara till stöd, men de stora besluten måste man ändå ta själv. Ett allmänt råd kan nog ändå vara att man ALDRIG ska bygga ett eget system och att det ALLTID är klokt att välja en större/stabilare leverantör med ordentlig utvecklingsmiljö etc. Håller med dig om att de tekniska frågorna bara är en liten del av dessa resonemang och att det viktigaste som vanligt handlar mer om implementering & verksamhetsutveckling – dvs människor. Det är därför det är så svårt. / Johanna
Matilda Karlsson| 16 oktober, 2014
Ja, det är ungefär vad vi brukar svara, men jag har inte lyckats hitta några konkreta ”riktlinjer” att hänvisa personerna till tyvärr. Så om någon känner till något sådant dokument får de gärna höra av sig! (Vi kan ju själva egentligen bara svara från ett K-samsöksperspektiv, vilket inte är hela bilden)
Nils Weinander| 17 oktober, 2014
En viktig poäng som man nästan alltid missar är att kräva öppna och välbeskrivna format och gränssnitt för att inte bli inlåst. Dvs, den dagen man byter lösning skall det gå (för någon annan än den ursprungliga leverantören) att migrera data från det gamla systemet till det nya. Detta är naturligtvis inte specifikt för samlingssystem utan borde vara ett högt proriterat skall-krav vid införskafffande av alla typer av system.
Sanja Halling| 17 oktober, 2014
Hej Matilda och tack för din kommentar. Det kan också vara värt att läsa igenom JISCs guider ”Systems for Managing Digital Media Collections”: http://www.jiscdigitalmedia.ac.uk/guide/systems-for-managing-digital-media-collections/ samt ”Choosing a System for Managing your Image Collection”: http://www.jiscdigitalmedia.ac.uk/guide/choosing-a-system-for-managing-your-image-collection/
Johanna Berg| 17 oktober, 2014
Hej Nils & tack för inspel med viktiga perspektiv. Stora frågor detta och jag förstår att folk som ska köpa/bygga känner sig förvirrade, men det är tyvärr svårt att ge mer specifika råd på generell nivå. Mer allmänt tror jag att Användningsforums Desigprinciper borde vara mer spridda i sektorn, se http://www.anvandningsforum.se/designprinciper