Foto: OHIM

Nedan följer en gästblogg från Cathrin Pettersson som är rättighetsförvaltare på Svenska Filminstitutet. Cathrin besökte i juli Alicante för att som representant för en svensk kulturarvsinstitution delta i en utbildning om Orphan Works Database (OWDb). Databasen förvaltas av Office for Harmonization of the Internal Market (OHIM) och är kanske mest kända för registrering av varumärken och design. Patent- och registreringsverket (PRV), som är den svenska registreringsmyndigheten för sk herrelösa verk, planerar nu att följa upp Alicantekonferensen med ett möte för ett flertal berörda kulturarvsinstitutioner i mitten av september. Här är Cathrins rapport:  

 —

Den 14 juli deltog jag tillsammans med PRV:s områdesjurist Benjamin Winsner i en utbildning för användare av, databasen för herrelösa verk, the Orphan Works Database (OWDb). Utbildningen arrangerades av OHIM på plats i Alicante med ca 35 st deltagare från drygt 20 st europeiska länder. Av de nordiska länderna var, utöver Sverige, även Danmark och Island representerade. Deltagarna kom från både kulturarvsinstitutioner och nationella myndigheter med ansvar för herrelösa verk (OW). OHIM representerades av ledningen för Observatoriet samt den ansvariga projektledaren för databasen, Gyta Berasneviciute. Det huvudsakliga syftet med utbildningen var information om de viktigaste funktionerna i databasen, såsom grundläggande och avancerad sökning, registrering av användare och OW samt om processen för vidarebefordran av information och statusförändringar.

OWDb har tre olika typer av användarroller:

– Beneficiary Organization (BO) d v s kulturarvsinstitution. Anmäler om registrering av OW via OWDb. Vid tidpunkt för kurstillfället fanns BO från 16 st länder registrerade i OWDb, dock ännu ingen från Sverige. Fördelning kategori ca 20 st bibliotek, ca 10 st vardera museum/arkiv/audio-visuellt samt 1 st broad-cast. Flest antal registrerade BO hade UK följt av Litauen och Tyskland. Flest antal registrerade OW hade Ungern följt av UK och Danmark.

– Competent National Authority (CNA) d v s respektive medlemsstats utsedda myndighet (i Sverige PRV) att ansvara för mottagande av anmälningar om registrering av OW via OWDb. CNA vidarebefordrar i sin tur via OWDb till OHIM och informationen om OW blir tillgänglig. I vissa länder agerar myndighet/institution som både CNA och BO. Samtliga medlemsstaters CNA ska nu finnas registrerade i OWDb.

– Public Internet User (PIU) som har möjlighet att via databasens publika gränssnitt anmäla statusförändringar av registrerade OW.

Under sommaren har databasen uppdaterats med förbättrad sökfunktionalitet. Under dec 2015 planeras uppdateringar för bl a data extrahering från MARC (standard för OW data) och möjlighet till systemintegration.

Vad gäller verifiering av registrerat innehåll, klargjorde OHIM att de enbart ansvarar för administrationen av databasen. Vad gäller rekvisitet Diligent Search (DS) så lagras inga uppgifter i OWDb. DS ska utföras av, eller på uppdrag av, BO. Respektive BO ska också dokumentera och lagra resultaten av sina DS. Enligt PRV:s juristchef Magnus Ahlgrens rapportering från föregående OHIM seminarium om OWDb, som hölls tidigare i år den 14 april, ska CNA inte granska resultaten av utförda DS.

Det verkar vara oklart för många medlemsstater hur DS i detalj ska utföras och dokumenteras. Magnus Ahlgren hänvisade i nämnda föregående rapportering, om än med viss försiktighet, till UK schema ”diligent searches guidance” som en referens och inspiration för våra svenska kulturarvsinstitutioner: https://www.gov.uk/government/publications/orphan-works-diligent-search-guidance-for-applicants. PRV:s områdesjurist Benjamin Winsner kommer under hösten undersöka möjlighet att från PRV:s sida ta fram en motsvarande guide/mall för svenska förhållanden.

Utbildningen avslutades med en Q/A. Jag lyfte fråga om status samarbete mellan OWDb och FORWARD (EU-finansierat databasprojekt med syfte att upprätta ett europeiskt filmrelaterat rättighetsregister), och fick till svar att FORWARD för närvarande inte är redo för integration med OWDb. Frågor om vidareutbildning i OWDb på nationell nivå diskuterades. Önskemål om manual, utöver befintlig online video tutorial, i pdf-form efterfrågades. Vidare kan OHIM i utbildningsväg bistå med åtkomst till testdatabas men detta måste koordineras med OHIM några månader i förväg.

The Orphan Works Database nås publikt via länk: https://oami.europa.eu/orphanworks/, där man kan gå vidare och registrera sig som BO samt logga in.

Befintlig online video tutorial finns tillgänglig via: https://oami.europa.eu/knowledge/enrol/index.php?id=1996 men lösenord krävs. OHIM har valt att vänta med att lägga ut manualen publikt till dess ny version är klar, uppdaterad med ny databasfunktionalitet, förhoppningsvis före årsskiftet. Till dess hänvisar jag till PRV alternativt föreslår jag att man kontaktar OHIM och ber om lösenord. Frågor om the Orphan Works Database kan ställas till observatory.orphanworks@oami.europa.eu.

Cathrin Pettersson
Rättighetsförvaltare vid Svenska Filminstitutet